Bocceintoscana

Andare al punto: l’evento sportivo per i media

Christian Petrucci

Come molti sicuramente sanno, quando si intende organizzare un evento sportivo è fondamentale renderlo pubblico. Nell’associazionismo sportivo spesso si ricorre semplicemente al volantinaggio o all’affissione di manifesti: malgrado questi siano strumenti pubblicitari utilissimi, se si vuole ampliare il numero di persone che ricevono il messaggio si deve far ricorso anche ad altri mezzi di comunicazione che la società moderna mette a disposizione.

Questi possono spaziare da Internet ai suoi “comodi” social networks, che sono oramai una presenza fissa (e spesso anche ingombrante) nella vita quotidiana, dalla carta stampata a quello che, secondo chi scrive, è sempre al primo posto nelle abitudini e nell’immaginario della collettività: il mezzo televisivo. Sempre più oggigiorno le società sportive dilettantistiche come quelle delle bocce si trovano a lavorare a stretto contatto con gli operatori di tali media nello svolgimento della propria attività, soprattutto quando intendono dare risalto all’organizzazione di un singolo evento sportivo o di una manifestazione più lunga.

Come al solito, e per comodità di descrizione, mi piace fare una suddivisione dei momenti nei quali tale rapporto si deve sviluppare.

Prima dell’evento

Ovviamente, quando si conoscono le date e la tempistica delle gare si dovranno avvisare i giornalisti e gli operatori televisivi, soprattutto se abbiamo già delle conoscenze con questi ultimi, in modo che possano programmare gli interventi. Se per coinvolgere questi due media è necessario comunque un contatto diretto con gli addetti, diverso discorso si deve fare per Internet e per un eventuale social network o blog: per inviare comunicati ed immettere notizie on-line ai gruppi che possono avere interesse in ciò che si intende organizzare, ci si può affidare all’esperienza di un membro interno all’associazione sportiva.

Ad ogni modo, il modo migliore di rendere pubblico un evento è quello di preparare un comunicato stampa, chiaro e preciso, che descriva l’evento stesso e che metta in risalto tutti gli aspetti che l’associazione ritiene importanti (Comitato Organizzatore, eventuali collaborazioni di sponsor, patrocini degli Enti locali). Tale comunicato stampa può essere poi ovviamente ripreso ed utilizzato per la divulgazione in Internet. A tal proposito, se si ha tempo per le richieste necessarie, l’organizzazione di una conferenza stampa di presentazione dell’evento è sempre un valore aggiunto che può rendere l’evento ancora più appetibile per i media e non solo. La conferenza stampa potrebbe venire allestita, in accordo per esempio con il Comune di riferimento, proprio all’interno delle stanze dell’Ente locale o, in alternativa e se si dispongono degli spazi adeguati, nell’impianto della bocciofila.

Dovunque venga fatta, comunque sarà utile dare un’adeguata comunicazione della conferenza ai giornalisti della carta stampata e della televisione ed invitare almeno un rappresentante dell’Ente patrocinante ed uno dello sponsor che supporta finanziariamente la riuscita del nostro progetto. Ovviamente a questi si potranno aggiungere anche gli atleti protagonisti delle gare, non solo quelli appartenenti all’associazione sportiva organizzatrice. Un piccolo consiglio: sarà importante preparare dei fogli stampati con tutte le informazioni precise utili ai media, perché spesso i giornalisti e gli operatori intervenuti non hanno molto tempo per scrivere un pezzo o preparare un servizio ex-novo su quanto hanno presenziato. Questo espediente è utile anche per prevenire l’insorgenza di errori negli articoli e nei servizi, che in un ambiente come quello delle bocce può riguardare anche semplicemente la specialità praticata (senza contare che sentire o leggere il proprio nome sbagliato può essere piuttosto fastidioso per un atleta, credetemi).

Ciclismo: la conferenza stampa di presentazione dei Mondiali 2013 presso il CONI a Roma

Durante l’evento

Se la manifestazione sportiva è molto lunga e si svolge in più giorni, bisognerà rinfrescare le notizie relative ad essa, sia riguardanti lo svolgimento ed i risultati delle gare, sia riguardanti le iniziative collaterali che possono aver luogo nei giorni della competizione vera e propria. Questo espediente è importante per mantenere viva l’attenzione su quanto si è faticosamente organizzato ed inoltre fornisce ai media un’immagine positiva e più professionale della propria associazione sportiva. Se si aggiunge poi che tali media hanno costantemente “fame” di notizie da dare al pubblico, si capisce come questo invio di comunicati già pronti e precisi (ribadisco) non possa che agevolare il loro difficile compito di riempire gli spazi informativi.

Nel caso la manifestazione si sviluppi invece in un solo giorno, l’utilizzo del mezzo Internet per fornire notizie in tempo reale mi pare la scelta migliore per favorire la partecipazione degli interessati. Questo vale anche e soprattutto se non si dispone di una copertura televisiva delle gare in programma.

Dopo l’evento

Come al solito, finita la manifestazione sportiva è il tempo dei bilanci, ma è anche il momento in cui non si devono lasciare andare le cose a sé stesse. Abbiamo già trattato la scorsa volta di come in sede di premiazione vadano ricordati e ringraziati tutti coloro che hanno contribuito allo svolgimento dell’evento (collaboratori, autorità, sponsor, etc.), ma la premiazione può essere un contenitore troppo piccolo per sottolineare tutti gli aspetti legati al lavoro svolto. Pertanto, se se ne ha la possibilità, si può organizzare un’altra conferenza stampa di carattere consuntivo, durante la quale si tirano le somme di quanto è stato fatto e si menzionano in modo più marcato coloro che si sono distinti nello svolgimento dell’evento conclusosi da poco. Gli invitati potranno essere gli stessi della conferenza stampa di presentazione (se si ritiene opportuno chiamarne altri in più, ben vengano), senza ovviamente dimenticare in questa sede gli atleti che hanno vinto le gare.

A conclusione di tutto, sarà molto costruttivo ed utile che l’associazione sportiva ricerchi e riceva un feed-back da parte di chi ha preso parte all’evento sia come operatore dei media sia come semplice spettatore. Questo potrà avvenire tramite un semplice dialogo con gli interessati, ma anche tramite una piccola ricerca on-line (un social network o un blog su Internet danno già la possibilità di mandare un feed-back immediato su qualsiasi argomento) su quello che è stato il gradimento della manifestazione e su quelli che possono essere gli aspetti migliorabili in futuro.

E’ vero che in un contesto sportivo come le bocce si lavora spesso con pochi mezzi a disposizione e con il volontariato, ma un organizzatore dovrà comunque rimanere umile verso le eventuali critiche pur cercando sempre di implementare la propria offerta del prodotto sportivo. E questo, alla lunga, si rivelerà un fattore interiore di crescita professionale che non potrà far altro che giovare all’attività sportiva nel suo complesso.

Christian Petrucci

07/11/2013 at 18:22 Lascia un commento