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Andare al punto! Programmazione: fino alla fine e oltre

La scorsa volta abbiamo approfondito quali sono i particolari fondamentali cui prestare attenzione per la buona riuscita di una premiazione nel mondo della bocciofila e non solo. Ma, come ho anche specificato a fine articolo, per quanto si possa essere accorti, qualcosa può sempre sfuggire al nostro controllo se non si è preventivamente svolta una buona programmazione dell’evento. Tale programmazione, lo ripeto, dovrà essere eseguita per tutto lo svolgimento del torneo o della competizione, ma oggi mi voglio soffermare sulla sua applicazione nella fase conclusiva.

Riprendendo in considerazione i tre grandi gruppi in cui possiamo suddividere il momento della premiazione (che sono logistica, immagine ed accoglienza, nel caso non ve li ricordaste), direi che la prima cosa da fare da parte del comitato organizzatore è quella di nominare un capo o responsabile per ciascuno di essi, una persona, insomma, cui fare riferimento per qualsiasi problematica possa insorgere nello svolgimento dei compiti che devono essere svolti. Ognuno di questi responsabili dovrà coordinare e gestire un numero di persone che sarà proporzionale alla portata dell’evento; consiglio comunque di prevedere sempre delle “riserve” nel caso sorgessero degli impedimenti per qualcuno dei membri.

Iniziando con l’aspetto logistico, si può sin da subito notare come questo appaia quello più complesso ed impegnativo dal punto di vista “numerico”. Sarà utile prevedere infatti una ripartizione di compiti che devono essere svolti molto prima della premiazione, poco prima di questa e dopo.

Eccoli, nel dettaglio.

Molto prima:

• sarà necessario acquistare le coppe, i trofei o le medaglie da dare gli atleti;
• si dovranno far preparare gli striscioni per l’allestimento dell’area dove si svolgerà la premiazione (ricordo che qualora siano presenti sponsor si userà il loro marchio, altrimenti si potranno utilizzare quelli dell’associazione sportiva stessa o in alternativa della FIB);
• ci si dovrà occupare, se lo si ritiene necessario, del reperimento di un microfono e dell’impianto di amplificazione correlato;
• infine, ma non meno importante, si dovranno contattare i media (giornali o televisioni) con buon anticipo.

Poco prima:

• si dovrà, più o meno celermente, provvedere all’allestimento materiale della zona di premiazione, con il tavolo per i trofei, gli striscioni ed il podio, nel caso se ne possieda uno;
• oltremodo importante sarà delimitare l’area della premiazione, separandola adeguatamente dalla zona dove si porrà il pubblico e da quella dove dovranno muoversi i giornalisti o gli operatori televisivi intervenuti.

Dopo:

• sarà premura degli incaricati scelti di provvedere a rimettere in ordine l’attrezzatura utilizzata ed a pulire la zona alla fine della premiazione (se si pensa che spesso nelle bocce gli atleti vengono premiati in pista, i fattori pulizia ed ordine assumono una rilevanza ancora maggiore);
• se si sono presi a noleggio certi materiali, ovviamente questi andranno restituiti (anche se sembra banale, a volte questo aspetto viene dimenticato in sede di programmazione!).

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L’aspetto immagine può apparire quello meno impegnativo, ma può alla fine risultare il valore aggiunto decisivo per rendere l’evento addirittura memorabile.

Ci si dovrà preoccupare anzitutto di fornire agli atleti rappresentanti l’associazione ospite delle uniformi adeguate ed  uguali per tutti, ma questo accorgimento può e deve valere anche per lo staff che si occupa dell’evento, in modo da far si che questi siano dei punti di riferimento facilmente riconoscibili da chi potesse avere bisogno di assistenza o semplicemente di informazioni. Oltre a questo, se proprio si vuole investire un po’ di denaro a scopi promozionali, si possono creare gadget (come ad esempio delle t-shirt) commemorative dell’evento, da poter far indossare agli atleti o agli addetti ai lavori stessi, o anche da poter semplicemente vendere a chi volesse avere un ricordo tangibile della manifestazione alla quale ha preso parte.

L’ultimo aspetto, quello dell’accoglienza, dovrà essere, al pari del precedente, già ben approfondito in fase di programmazione sin dall’inizio dell’evento (soprattutto nel caso in cui ci si occupi di una manifestazione che si sviluppa in più giorni).

Prima della premiazione, comunque, sarà utile ricordarsi di:

• contattare le eventuali autorità che si vogliono far presenziare;
• contattare una ditta di catering, un ristorante o un bar che ci possa fornire il materiale per l’allestimento del rinfresco finale, magari sotto forma di sponsorizzazione dell’evento (in questo caso, ricordarsi di includere i responsabili nei ringraziamenti finali);
• stilare, appunto, una lista dei ringraziamenti per le persone che hanno collaborato alla buona riuscita dell’evento e che sono intervenute a presenziarlo o a documentarlo.

Durante la premiazione:

• preoccuparsi sempre di seguire e non lasciare “isolate” le persone che sono intervenute dietro nostra richiesta (le autorità di cui parlavo prima) e gli eventuali rappresentanti degli sponsor che ci hanno aiutato e che potranno rifarlo in futuro;
• mentre l’attenzione di tutti è rivolta al podio, si può predisporre il rinfresco in un ambiente poco lontano dal luogo della premiazione e che verrà comunque indicato agli intervenuti dall’addetto al microfono (ovviamente si dovrà poi rimettere in ordine e pulire questo ambiente alla fine della premiazione).

Ecco brevemente elencati i punti chiave da pianificare per la buona riuscita di una premiazione, ma quello che rappresenterà il cardine per l’associazione sportiva dilettantistica sarà assegnare il compito giusto alla persona giusta, sia che si tratti di uno dei responsabili, sia che si tratti di uno degli addetti allo svolgimento corretto dell’evento. Per questo particolare, in un ambiente pregno di volontariato come quello delle bocce ci si potrà affidare alle caratteristiche ed alle conoscenze specifiche dei membri dell’associazione, anche in un’ottica di economizzazione delle risorse finanziarie che, come tutti ben sappiamo, sono troppo spesso il tallone di Achille del nostro amato ambiente sportivo.

Christian Petrucci

24/10/2013 at 15:58 Lascia un commento